Para as empresas atuantes em um mercado mundial cada vez mais competitivo, é fundamental manter a gestão dos custos sob controle, inclusive no que diz respeito aos processos de comunicação.
Em tempos de crise, é ainda mais importante contar com todas as ferramentas disponíveis para otimização dos lucros e resultados operacionais.
Uma delas consiste na aquisição de um plano telefônico empresarial, serviço cada vez mais utilizado por inúmeras organizações.
Para conhecer um pouco mais sobre este assunto, abordaremos alguns aspectos que ajudarão bastante na hora de decidir sobre a escolha do melhor plano. Confira!
O que é um plano telefônico empresarial e em que ele consiste?
00Vamos imaginar como seriam altos os custos de uma empresa ao precisar arcar com vários planos particulares de telefonia para os seus colaboradores e ainda ter de controlar estas despesas? Seria necessária uma equipe de pessoas apenas para isso!
Por esta razão, o plano telefônico empresarial, também conhecido como plano corporativo, tem se apresentado como uma excelente alternativa oferecida pelas principais operadoras de telefonia do Brasil.
Este serviço transformou-se numa eficiente ferramenta de gestão da comunicação adotada por organizações atuantes nos mais variados setores.
Devido aos rápidos avanços tecnológicos, o plano telefônico empresarial foi criado no intuito de proporcionar aos empresários e colaboradores usuários deste serviço, aumento da agilidade, eficácia e, sobretudo, economia nos processos de comunicação ocorridos nas empresas.
A definição básica de um plano corporativo consiste em oferecer um maior percentual de redução ou até mesmo isenção de tarifas referentes a todos os serviços de telefonia móvel, tais como: Ligações locais, nacionais e internacionais, acesso à internet móvel, envio de sms, etc.
Passo a passo de como escolher o melhor plano corporativo de telefonia
Um plano telefônico empresarial oferece inúmeras vantagens. No entanto, os benefícios oferecidos devem estar de acordo com as reais necessidades dos usuários corporativos, evitando gastos desnecessários.
Por esta razão, antes de escolher o plano mais adequado, é indispensável atentar-se para alguns aspectos básicos, são eles:
Levantamento das necessidades da empresa
O primeiro passo a ser dado por quem pretende contratar um plano corporativo, é fazer um detalhado levantamento das necessidades operacionais da empresa no que se refere à comunicação interna e externa.
Uma das etapas deste levantamento envolve: Identificar o perfil de ligações que a empresa costuma realizar, apontar a quantidade ideal de minutos mensais, verificar a necessidade de utilização de internet móvel assim como número de aparelhos indispensáveis.
O que significa identificar o perfil de ligações?
O perfil de ligações feito pela empresa trata de identificar se as chamadas são feitas mais de fixo ou móvel, se as ligações realizadas por celular são realizadas para números da mesma operadora ou operadoras diferentes, se há necessidade de muitas chamadas feitas durante viagens (sejam nacionais ou internacionais), etc.
Definindo a quantidade ideal de minutos
A quantidade ideal de minutos é definida com base no volume de ligações e quantidade de aparelhos.
Para isso, é interessante que a empresa não exagere no número de minutos solicitados, sendo preferível trabalhar com uma quantidade mais próxima da sua realidade, pagando apenas os minutos excedentes (quando houver necessidade).
Como definir o número de aparelhos necessários para a empresa?
Primeiramente, o responsável pela aquisição do plano telefônico empresarial deverá fazer uma lista de departamentos e cargos para os quais o uso do celular corporativo seja indispensável, considerando tanto o volume de ligações efetuadas quanto a necessidade de acesso à internet.
Depois disso, é preciso verificar a possibilidade de um grupo de pessoas fazer uso de um único aparelho, caso trabalhem no mesmo departamento ou tenham uma sala em comum.
Nos escritórios formados por departamentos que efetuam poucas chamadas de celular, esta prática é muito comum. O mesmo é aplicado em muitas escolas, ONGs e demais locais que não exijam intensas relações comerciais.
No entanto, para outros tipos de cargos, especialmente aqueles que envolvem trabalhos externos, é fundamental conceder um aparelho para cada colaborador.
Para uma equipe de vendas externas, por exemplo, muito provavelmente será necessário um aparelho por vendedor, pois estes profissionais são responsáveis pelo contato direto com clientes, estejam onde estiverem.
Imaginemos também um supervisor que necessita comandar várias equipes externas. Sem dúvida, ele necessitará de um aparelho exclusivo tanto para falar com seus subordinados quanto para se reportar aos seus superiores.
Como verificar a necessidade do pacote de dados móveis para os colaboradores?
Antes de optar pela adesão ao pacote de dados móveis no plano telefônico empresarial, é indispensável avaliar se este serviço é realmente necessário para todos os departamentos ou colaboradores da empresa.
A depender das exigências do ramo de atividade da organização ou devido à realização de uma grande quantidade de contatos comerciais, para alguns cargos este serviço é extremamente necessário, enquanto que para outros, nem tanto.
Para os profissionais da área comercial, por exemplo, é indispensável a contratação dos pacotes de dados móveis.
O motivo disso é que atualmente, devido à propagação dos meios de comunicação como Whatsapp, Instagram, Facebook e demais redes sociais, estar conectado virou questão de sobrevivência nos negócios.
Por outro lado, um colaborador que atua no financeiro da empresa, dificilmente necessitará fazer uso da internet no aparelho corporativo. É imprescindível que todos estes detalhes sejam avaliados antes de contratar o serviço de dados móveis.
Ainda sobre o acesso à internet móvel, é preciso obter informações sobre a qualidade do sinal da operadora, assim como a franquia de dados disponibilizada pelo plano, evitando que os usuários sejam prejudicados.
Cotação com as operadoras
Somente após conhecer todos os detalhes quanto às necessidades da empresa, é que será possível realizar uma cotação adequada.
Para isso, o cliente interessado em adquirir o plano telefônico empresarial, deverá solicitar a visita de um consultor da operadora com a finalidade de sanar todas as dúvidas.
Ao término de todas as cotações, deverão ser comparados os valores das tarifas aplicadas e principais vantagens oferecidas por cada operadora.
Por se tratarem de empresas muito competitivas, os clientes certamente poderão angariar maiores benefícios a depender do tipo de negociação.
Neste momento, é indispensável não ter pressa ao pesquisar as várias opções oferecidas no mercado, assim como as vantagens e desvantagens de cada plano, evitando desgastes desnecessários.
Atentar-se quanto a todos os valores aplicados
Antes de decidir sobre a contratação do plano telefônico empresarial, é indispensável saber com detalhes os valores aplicados.
Isso não diz respeito apenas aos valores básicos, como ligação para a mesma operadora ou aparelhos vinculados à empresa.
Também é necessário tirar dúvidas sobre os valores praticados quanto às ligações para operadoras diferentes, números fixos e chamadas nacionais e internacionais.
É muito importante estar bem informado, pois muitas vezes, o valor acrescido nas chamadas para operadoras diferentes ou números fixos acabam se transformando num pesadelo para o financeiro das empresas.
Outro aspecto muito importante a ser analisado é o valor a ser cobrado do cliente caso o limite de minutos estabelecido pelo plano seja excedido.
A maioria das operadoras oferece redução quanto à taxa de cobrança deste excedente ou até mesmo taxa zero (a depender do plano contratado). Todos os detalhes precisam ficar bem claros.
Disponibilização dos aparelhos
Quanto aos aparelhos, as operadoras geralmente trabalham com o regime de comodato, ou seja, disponibilizam os aparelhos sem que o cliente precise pagar por eles.
No entanto, isso deve ser bem avaliado no momento da cotação, pois este regime ocasiona cobrança de taxas extras com a finalidade de “compensar” a entrega dos aparelhos.
A depender dos valores das taxas, é possível que seja mais econômico para a empresa adquirir aparelhos próprios.
Verificação das condições contratuais
A verificação quanto aos detalhes do contrato geralmente passa despercebida no momento de aquisição do plano telefônico empresarial.
Questões como cobrança de multas, prazos e condições de cancelamento devem ser consideradas com atenção, evitando desagradáveis surpresas.
Qualidade no atendimento ao cliente
A qualidade do atendimento oferecido ao cliente por parte da operadora também é muito importante na escolha do plano corporativo.
Um bom relacionamento entre a empresa e a operadora gera confiança e flexibilidade, fatores que deverão abranger desde a etapa da contratação, sanando todas as dúvidas, até o momento de um possível cancelamento.
Acompanhamento dos resultados obtidos com o plano corporativo
Depois de adquirir o plano telefônico empresarial, é imprescindível fazer um acompanhamento quanto aos resultados obtidos.
Poderão ser feitas planilhas comparativas demonstrando a economia de gastos e relação custo-benefício após a contratação dos serviços.
Quais as vantagens do plano telefônico empresarial se comparado ao plano convencional?
As vantagens oferecidas pelo plano telefônico empresarial são inúmeras. No entanto, é necessário que, ao contratar este serviço, o empresário ou responsável esteja muito atento quanto àquelas que de fato podem proporcionar os melhores resultados, conforme exigências econômicas e operacionais.
A primeira grande vantagem do plano telefônico empresarial é uma diminuição significativa do custo com chamadas telefônicas via celular e acesso à internet móvel, o que sem dúvida favorece bastante a gestão financeira das empresas.
Esta economia é gerada pela possibilidade de cadastrar vários números no mesmo plano, tornando a comunicação entre colaboradores, clientes e fornecedores mais rápida, fácil e econômica.
Para quem adquire um plano telefônico empresarial, as operadoras oferecem a opção de tarifa zero em ligações ilimitadas para a mesma operadora ou números da mesma empresa, tornando o fluxo da comunicação mais ágil. Este plano é ideal para empresas que fazem um grande número de chamadas por celular.
Já para atividades com menor volume de ligações, o ganho com a aquisição do plano reside no fato das operadoras oferecerem minutos livres para números da mesma empresa ou operadora, adaptando-o conforme real necessidade e volume de ligações realizadas.
Os minutos livres disponibilizados poderão ser compartilhados entre todas as linhas da empresa, sendo que serão pagos apenas os minutos excedidos, aplicando muitas vezes tarifa zero ou até mesmo isenção de tarifa (a depender do plano).
Entre as vantagens oferecidas pelo plano telefônico empresarial está a isenção quanto às taxas de roaming e deslocamento.
Este benefício é de suma importância para atender aos colaboradores que necessitam realizar ligações e acessar a internet móvel enquanto viajam a trabalho, seja no Brasil ou no exterior.
Os descontos oferecidos para chamadas nacionais e internacionais também são muito maiores nos planos corporativos se comparados aos planos convencionais.
Outra grande vantagem ao contratar um plano telefônico empresarial é a facilitação no gerenciamento e controle da fatura, já que a mesma é unificada.
Desta forma, é possível controlar não apenas os valores, como também a duração das chamadas e números para os quais foram feitas ligações de todos os aparelhos pertencentes à empresa.
A disponibilização dos aparelhos também é considerada uma das vantagens ao contratar o plano telefônico empresarial.
Já no ato da contratação do plano, são entregues as quantidades de aparelhos necessárias conforme levantamento de cada empresa.
Este regime de concessão é chamado de comodato, ou seja, quando a empresa não necessita comprar os aparelhos.
Referente aos dados móveis, o plano corporativo também garante limites de utilização bem maiores para acesso à internet e envio de mensagens de texto.
Como orientar os colaboradores quanto ao uso do plano telefônico empresarial?
Antes de começarem a vigorar as condições acordadas no plano telefônico empresarial, é imprescindível que todos os colaboradores estejam orientados sobre todos os detalhes e regras.
A primeira norma a ser deixada bem clara é a de que o aparelho corporativo jamais deverá ser de uso pessoal e que a empresa terá como fazer verificações com base nas faturas.
No caso dos colaboradores que possuírem um aparelho exclusivo, é interessante elaborar um termo de responsabilidade, incluindo todas as regras quanto ao uso do serviço e também conservação do aparelho.
Por último, mas não menos importante, é recomendável fazer um resumo das condições do plano e divulgá-lo através de e-mails ou em quadros informativos, para que todos tenham conhecimento.
As vantagens oferecidas pelo plano telefônico empresarial somente surtirão efeito nas finanças da empresa quando todos os colaboradores e demais usuários estiverem engajados e comprometidos com o mesmo objetivo, ou seja, diminuição dos custos.
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