Olá, queridos leitores! Hoje nosso assunto se trata de comunicação interna. Pretendemos dar sete ferramentas para melhorar o processo de comunicação interna em sua empresa.
Em primeiro lugar, é preciso que deixemos claro que a comunicação interna não é simplesmente o ato de um colaborador se comunicar com o outro, mas sim os inúmeros meios pelos quais esse processo acontece.
Partimos do ponto de que a comunicação espontânea interna, dentro de sua empresa, deve existir e ser percorrida dentre todos os seus colaboradores. Isto é, eles precisam estar e ser informados sobre tudo o que acontece dentro da empresa, em se tratando de comunicação interna. O que queremos dizer é que o seu colaborador precisa estar a par de toda veiculação que é feita sobre a empresa em que ele trabalha.
Sendo assim, a comunicação interna segue um fluxo contínuo de transmissão de informações, informações essas que partem de um colaborador para o outro. Dos diretores, a informação segue para os subordinados que precisam repassar essa informação para os outros com cargo abaixo do eles.
Atualmente, vemos muitas empresas cometendo o erro de não dar a importância que a comunicação interna merece. Precisamos entender que é a partir da comunicação interna que grandes empresários, de empresas multinacionais, evitam que uma crise ou um mal-estar aconteça no meio em que trabalham.
Uma boa comunicação interna evita que os colaboradores espalhem rumores, o que desestimularia outros colaboradores e tiraria toda a confiança que outrora eles tinham.
Existiu um tempo em que as ferramentas de comunicação interna mais usadas eram o boletim, o jornal-mural ou a revista impressa. Hoje em dia, os donos de empresas apostam na internet. Sendo assim, ferramentas como o e-mail e as redes sociais estão sendo mais usadas do que nunca.
Compartilhar informações e fazer com que elas circulem entre os colaboradores é essencial para o desenvolvimento de qualquer empresa, seja em qual ramo for. Com essa informação, vemos que a mão de obra manual não é suficiente para que uma empresa cresça. Deixar os colaboradores informados gera uma riqueza intelectual que ajuda — e muito — no crescimento.
Um colaborador bem-informado se envolve mais com a empresa, isso é fato. Esse envolvimento que a comunicação interna traz, aumenta a produção do colaborador, pois a partir do momento em que ele sente que faz parte da empresa mais do que antes, ele se dedica mais.
Se pesquisarmos, veremos que as empresas que tornaram a comunicação interna a parte principal conseguiram um quadro de colaboradores muito mais empenhado em desenvolver tarefas. Investir em comunicação interna significa mais motivação. Os colaboradores que sentem que o empregador se preocupa com eles passam a solucionar qualquer tipo de problema sem afetar os outros, o que melhora, também, a produtividade.
Essas não são as únicas vantagens da comunicação interna. Independentemente de como é feito o processo de comunicação interna dentro de cada empresa, o resultado acaba por compensar.
Sendo assim, vamos conferir algumas ferramentas de comunicação interna:
Caixa de sugestões
Fazer uma Caixa de Sugestões significa, para o seu colaborador, que ele pode demonstrar o que está pensando sem precisar se identificar.
Não importa se a empresa é uma multinacional ou uma microempresa. Essa ferramenta é bastante eficaz e, certamente, permitirá que seu colaborador se envolva um pouco mais dentro de qualquer aspecto na empresa, seja na parte em que ele se sente afetado ou simplesmente na parte em que acha que a empresa precisa melhorar.
A característica de poder falar sem ser identificado, sem dúvidas, garante um conforto maior para o colaborador. Em ambientes em que algum deles não se sente bem, isso é fundamental para que a opinião possa ser expressa.
Pôsteres
Os pôsteres têm o objetivo de reforçar uma ação da empresa, seja ela uma mudança na política interna, ou uma estratégia de negócios. Como localização, é necessário que eles estejam em locais onde o fluxo de pessoas é maior, como onde os colaboradores têm a refeição, próximo a banheiros ou em alguma sala de grande movimento.
O pôster precisa ter as informações da empresa. Essas informações precisam ser verdadeiras, para que, caso alguém precise ligar, seja possível pedir as devidas informações. É comum pegarmos informações de empresa e, ao tentarmos ligar, não conseguir falar com ninguém. É importante, também, além da divulgação do telefone no pôster, divulgar o site ou o e-mail da empresa.
Newsletter
Uma newsletter funciona de maneira a deixar todos os colaboradores informados. Geralmente, uma newsletter contém opiniões que vão desde o feedback de clientes em relação aos serviços ou produtos da empresa, até matérias que contam o desenvolvimento de um funcionário.
É importante, também, que haja uma coluna com notícias, com planos futuros e um calendário semestral com todos os eventos que vão acontecer na empresa.
Sugira que seus colaboradores participem da edição e da elaboração da newsletter, só assim essa ferramenta conseguirá atingir todos os níveis de subordinação da empresa, pois será uma newsletter feita por todos, e não algo direcionado apenas aos gestores, como geralmente acontece.
Site
A criação de uma página na internet é mais do que necessária. Essa página precisa estar atualizada e deve, antes de tudo, conter informações da empresa. Geralmente, a criação de um site é feita quando se trata de uma grande empresa, em que nem sempre é possível reunir todos os colaboradores, seja por eles estarem dispersos por se tratar de uma grande cidade, ou por trabalharem em horários diferentes.
Através do site será possível atualizar todos os funcionários sobre o que acontece e sobre o que vai acontecer. Embora um site seja um caminho para a comunicação interna, ele não substitui, de maneira alguma, outras ferramentas, pois financeiramente talvez não compense. Newsletter e e-mail são ferramentas mais baratas.
Guia
Ao contratar um novo funcionário é preciso que um acolhimento seja praticado pelos outros. Um Guia seria um importante passo para que isso acontecesse de maneira mais natural. Ao ler o Guia da Empresa, o novo funcionário incorporará o espírito da equipe, e ficará, cada vez mais, engajado nas políticas empresariais.
Reunião
A melhor forma de fazer uma comunicação interna é cara a cara. É importante desenvolver reuniões para agrupar seus colaboradores de tempos em tempos. Nessas reuniões, tente conhecer seus colaboradores, além das preocupações e expectativas que eles têm.
A criação de uma agenda e um roteiro predeterminado é necessário para que a reunião ocorra como planejada. Seja flexível e dê voz a quem quer falar, pois a intervenção de seus colaboradores ajuda no crescimento da empresa. Procure ouvir a todos.
Mural
Em primeiro lugar, é preciso destacar que um mural não é um pôster. Caso seja bem posicionado, o mural pode ser uma das ferramentas de comunicação interna mais importantes e eficazes de todas.
Todos os colaboradores têm curiosidade em saber quem foi o destaque do mês, quem vai aniversariar, se a empresa contratou algum funcionário novo etc.
O mural tem como objetivo a criação de um espaço em que os colaboradores possam ter acesso a informações. Ele precisa estar bem localizado, ser de fácil acesso e de tamanho suficiente para chamar atenção.
O conteúdo precisa ser breve e objetivo, para que o colaborador tenha uma leitura fluida e compreenda bem o conteúdo. A periodicidade do mural, na maioria das vezes é semanal, pois se trata de algo trabalhoso e as informações podem demorar um pouco a ser atualizadas.
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