Um dos maiores problemas enfrentados atualmente pelas empresas é a falta de comunicação interna e externa, justamente em um momento crucial e determinante na economia brasileira que tem levado muitas organizações à redução de custos e de investimentos em processos.
O papel da comunicação institucional nas organizações é muito importante e atua de forma decisiva em cada situação dentro das empresas, seja para a tomada de ações simples na rotina administrativa e até mesmo na efetivação de acordos e parcerias nacionais ou internacionais.
Entendendo o conceito de comunicação nas organizações
A comunicação organizacional é uma atividade integrada responsável por atribuir identidade e reconhecimento às empresas, produzindo conteúdo informativo e útil aos seus clientes e parceiros.
Por meio da comunicação, as organizações transmitem seus valores institucionais e suas respectivas formas de trabalho, bem como os compromissos sociais e as responsabilidades ambientais que devem ser assumidos por todas as empresas.
A criação de estratégias de comunicação para as organização segue uma agenda que envolve análise de público alvo, estudo de mercado e o uso de ferramentas tecnológicas que facilitem o gerenciamento da estrutura comunicacional de forma clara, eficiente e sincronizada com os objetivos institucionais da instituição.
Qual o objetivo da comunicação institucional?
Com o entendimento do funcionamento e da importância da comunicação no ambiente empresarial é possível identificar o porquê de sua aplicação e do investimento em estratégias nesse tipo de atividade organizacional.
Para as empresas, a comunicação deve cumprir o objetivo de tornar público os conceitos e culturas gerados dentro da organização, favorecendo o intercâmbio interno e externo de informações e de notícias a respeito de suas propostas comerciais.
É possível otimizar os resultados financeiros e a confiança de investimento no mercado a partir da estratégia de comunicação organizacional, que deve considerar a importância do público interno e externo da empresa em todos os seus processos e ações institucionais.
Estratégias de comunicação organizacional
A comunicação organizacional, voltada para os aspectos corporativos e institucionais, foca em uma estratégia que visa o compartilhamento das ações e das visões da empresa de acordo com o impacto de sua atuação no mercado em termos econômicos e sociais.
Essa estratégia cria um vínculo dentro e fora da organização, sobretudo no desenvolvimento da marca e na construção da imagem e identidade da empresa, um processo que exige conhecimento de mercado e boas técnicas de marketing.
Uma boa estratégia de comunicação institucional prioriza a linguagem sintetizada e o uso de tecnologia como formas de massificar a qualidade, a relevância e a singularidade da empresa no mercado, ressaltando seus diferenciais e suas práticas sustentáveis.
Comunicação interna e externa
Todas as informações e conteúdos disponibilizados pelas organizações, seja na forma de comunicação interna ou externa, devem ser dispostos de maneira diferenciada, uma vez que os públicos são distintos e assumem funções específicas na conquista dos objetivos da empresa.
O material interno é fundamental para fortalecer o espírito de equipe, promover o brainstorm de idéias, estimular o companheirismo e fortalecer o conceito de unidade dentro das organizações.
Para seus clientes e parceiros, as empresas devem promover a qualidade e a confiança de seus processos e serviços por meio de anúncios, campanhas, ações sociais e com a realização de eventos que divulguem o lado positivo da organização, tanto no mercado quanto na sociedade.
Como as empresas devem se comunicar no mercado?
A definição de um planejamento comunicacional eficiente demanda o entendimento de sua importância para os resultados financeiros da organização, além de considerar o investimento em recursos tecnológicos para a produção de material informativo.
A comunicação institucional deve ser objetiva e de fácil absorção pelo público, considerando neste ponto as limitações e possíveis dificuldades interpretativas da linguagem utilizada (escrita ou falada).
Sendo assim, é necessário avaliar a estrutura da empresa e os recursos financeiros disponíveis antes que o plano de comunicação seja implantado, bem como a sintonia entre os setores envolvidos e a escolha dos meios de divulgação (internet, material impresso, campanhas, etc).
Na fase de planejamento de comunicação, a empresa precisa analisar sua situação atual no mercado e redimensionar suas estratégias de atuação, dependendo da necessidade.
O plano de comunicação organizacional é uma poderosa ferramenta e auxilia na avaliação dos resultados obtidos por meio dos investimentos em recursos e tecnologia, avaliando o quanto foi empregado e definindo, posteriormente, as próximas ações estratégicas de desenvolvimento da comunicação dentro e fora da empresa.
O conceito e os objetivos da comunicação seguem a mesma linha para todas as empresas, independente do ramo de atuação no mercado. O que difere, nesse contexto, é o plano de comunicação, que deverá ser desenvolvido seguindo criteriosamente as necessidades, os recursos e os objetivos de cada organização.
Serviços e aplicações
Ao implantar o plano de comunicação, a empresa começa a produzir conteúdo informativo e relevante adicional ao marketing dos produtos e serviços, aproximando-a, consequentemente, de seu público interno e externo.
Convergindo ideias em ações, tem-se a produção de:
- Conteúdos atualizados: trabalho voltado diretamente para a atualização contínua de conteúdos no site, blog, portais e nas plataformas digitais adquiridas pela empresa;
- Produção de publicações: elaboração de conteúdos técnicos, assim como os jornais, revistas e material impreso ou digital descrevendo os processos e participações sociais da empresa, disponibilizado para o público interno e externo;
- Planejamento de comunicação: trata-se da realização de um diagnóstico da receptividade do plano de comunicação implantado, ajustando-o de acordo com as necessidades identificadas.
A comunicação institucional possui fundamental importância dentro das organizações e é preciso atingir o verdadeiro entendimento de sua utilidade no dia a dia das empresas, que diferentemente da publicidade e da propaganda, promove, sobretudo, a estrutura institucional e suas práticas sustentáveis.
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