A comunicação é um recurso utilizado em todas as áreas da vida, sejam elas pessoais ou relacionadas ao trabalho. No mundo dos negócios, uma boa comunicação é fundamental tanto para o funcionamento da empresa no dia a dia quanto para a sua rentabilidade.
Sem uma boa comunicação dentro da organização, as estruturas internas e externas dos negócios podem acabar tendo dificuldades diante da maioria dos inúmeros desafios do dia a dia, podendo até mesmo levar a organização à falência.
Por que a comunicação nas organizações é importante?
Um grande exemplo da importância da comunicação é o caso da BlackBerry. A BlackBerry, empresa de nome na indústria de dispositivos móveis, sofreu uma grande queda nos últimos anos.
A empresa viveu o seu auge em 2007, mas depois suas ações sofreram uma grande desvalorização e despencaram de $236 para menos de $8 por ação. Vendo essa situação nos perguntamos por que ela perdeu mais de 95% do seu valor em uma década. A resposta é bem simples: comunicação ineficiente.
Os líderes da Research In Motion (RIM), controladora da BlackBerry, não conseguiam manter linhas de comunicação com os seus times internos. E como os empregados não estavam se comunicando, os executivos da RIM não tinham a mínima noção da verdadeira escala dos problemas pelos quais a BlackBerry vinha passando.
Os problemas foram se acumulando e em pouco tempo a empresa teve essa grande queda no valor das suas ações.
Infelizmente esses casos não são incomuns. Muitas outras organizações de sucesso enfrentaram problemas causados por falta de comunicação em algum momento.
A comunicação é um fator de grande diferencial em todas as áreas de um negócio. É muito importante que tanto a parte de comunicação interna da empresa quanto as habilidades de comunicação dos funcionários sejam efetivas para ter bons resultados.
Veja a seguir alguns dos principais motivos pelos quais a comunicação nas organizações é importante:
Constrói e mantém boas relações
Boas relações são construídas e mantidas por encontros positivos entre pessoas e a comunicação é a principal chave deste processo. Pessoas sem habilidades de comunicação podem ter mais dificuldade em construir essas relações e adotar parcerias produtivas e benéficas.
Incentiva a inovação
É sempre muito vantajoso quando os funcionários se sentem confortáveis para comunicar suas novas ideias abertamente. Além de trazer novas possibilidades de melhorias para a organização, os funcionários se sentem mais motivados quando a empresa ouve e abraça as suas ideias.
Se a equipe se vê incapaz de transmitir as suas ideias devido a uma comunicação limitada, é bastante provável que a ideia não seja implementada de forma que alcance o máximo do seu potencial.
Cria uma equipe efetiva
Se a comunicação aberta é encorajada em um ambiente de trabalho, pode ter certeza que ele terá um time mais efetivo e coeso. Um time com uma boa comunicação terá mais motivação e consequentemente uma melhora considerável em seu desempenho.
Funcionários que conseguem se sentir bem informados sobre a visão e a direção da organização se sentem mais seguros na sua função. Uma comunicação interna feita de forma regular pode levar a uma ética de trabalho melhor com uma equipe focada nos objetivos da organização trabalhando em prol de uma meta em comum.
Facilita na administração de funcionários
Quando os gerentes são comunicadores efetivos, eles conseguem sempre informar a equipe adequadamente sobre as suas responsabilidades e o que é esperado deles.
Boas habilidades de comunicação também ajudam os gerentes a darem um feedback positivo para a equipe, construir relacionamentos melhores e entender metas pessoais que alguém da equipe possa estar estabelecendo.
Contribui para o crescimento da organização
A falta de comunicação pode chegar ao ponto de levar a organização à falência. Pode parecer exagero afirmar isso, mas sem um bom material de marketing e comunicação interna e externa, as organizações terão que lutar ainda mais para sobreviver, pois hoje tudo no mundo é baseado em comunicações e organizações precisam de boas relações para prosperar.
A comunicação também pode ajudar muito na produtividade e evitar atrasos desnecessários devido a burocracias e implementação de políticas.
Garante a transparência
Quando a comunicação interna e externa é feita de forma regular, as organizações se tornam mais transparentes. Isso é muito importante na hora de criar confiança na sua marca, nos seus serviços e também internamente entre os seus funcionários. É muito bom existir uma relação de confiança entre os empregados e seus superiores.
De acordo com Tony Deblauwe do Examiner ‘quando decisões difíceis precisam ser tomadas, líderes transparentes se sairão melhor explicando o porquê dessas decisões’.
Os segredos para uma comunicação efetiva
No início de uma startup, a comunicação pode ser feita de forma bem fácil. Os fundadores podem apenas se sentar em uma mesa com o time todo a qualquer momento e conversar.
Mas quando o time começa a aumentar consideravelmente, os empreendedores podem passar a ter dificuldades de ter uma visão individual de cada membro e passar a sua mensagem a todos.
Veja a seguir algumas formas bem eficientes de promover a comunicação durante o crescimento de uma empresa.
Deixe as hierarquias claras para evitar rivalidades
Em empresas que estão começando talvez não pareça algo de tanta importância, mas ao observar grandes organizações é possível perceber o quanto a definição de uma hierarquia é importante.
Um bom líder e uma boa definição de hierarquias pode evitar discussões e competições desnecessárias e tornar a comunicação focada no trabalho mais importante.
Não tenha medo de ser um pouco mais rígido quando necessário
Para que toda a hierarquia e objetivos da organização fiquem bem claros, é preciso ter um time de gerentes firme e assertivo. Pode ser difícil resolver certas falhas na comunicação, mas a firmeza dos gerentes é importante para manter todos focados nas suas tarefas e não em discussões pessoais.
Um departamento sem um líder pode oferecer um certo nível de perigo para a compania.
A falta de um líder torna a comunicação algo mais casual e ninguém sabe a quem se reportar quando necessário. Isso pode gerar mais conflitos entre os funcionários e acabar dividindo o time.
Responda da forma certa
Desentendimentos são algo comum nas relações humanas e algumas vezes pode acabar surgindo uma discussão um pouco mais acalorada.
Quando alguém estiver chateado e falando rápido ou elevando o tom de voz, é sempre melhor tentar não escalar a situação. Fale em um tom mais lento e mais baixo. Tente manter sempre a calma.
Muitas vezes um contraste de estilos pode ser transformado de um conflito em uma colaboração.
Problemas de comunicação são uma das maiores fontes de conflito no mundo profissional. Tirar um tempo para pensar em como você tem se comunicado pode evitar muitos problemas futuros e trazer soluções para conflitos atuais.
Amplifique a sua mensagem
Após eleger líderes habilidosos é muito importante que todos eles estejam sempre informados dos objetivos finais da organização.
Depois é necessário garantir que esses objetivos cheguem aos funcionários e sejam transformados em ações através desses gerentes.
Esse tipo de informação é extremamente importante, principalmente em empresas maiores nas quais é impossível o líder conversar com um empregado de cada vez.
Com o rápido crescimento, a comunicação efetiva passa a ser um ato de liderança e propriedade. Empresários devem ser bravos o bastante para tomar decisões, delegar hierarquias entre os membros do time e manter todos cientes das suas funções.
Mostre preocupação com o bem-estar de todos
Elogiar os funcionários quando fazem um bom trabalho e mostrar-se preocupado com o que eles pensam ou estão sentindo pode melhorar muito a relação entre os empregados e seus superiores.
Veja alguns exemplos de coisas que poderiam ser ditas com uma certa frequência por gerentes aos seus empregados:
“Eis o que está acontecendo.” Mantenha os funcionários cientes da performance financeira da empresa, iniciativas de departamentos e projetos em grupo. Manter a equipe por dentro das informações da organização afeta a todos e suas responsabilidades. Deixar as pessoas no escuro pode acabar levando a tensão e rumores.
“Você tem tudo que precisa? ” Tire um tempo para verificar se os membros do time têm todos os recursos para trabalhar efetivamente.
“Muito obrigado.” Reconheça o sucesso agradecendo e dando destaque aos membros da equipe que se dedicam, estão sempre presentes nas reuniões e que ajudam a organização com o seu trabalho.
“Que desafios você está enfrentando?” Pergunte de forma proativa aos membros da equipe o que está acontecendo e como você pode ajudar. Muitas vezes os empregados ficam hesitantes em fazer reclamações quando surgem problemas.
“Como nós podemos melhorar a organização? ” Convide os membros da equipe para dar sugestões sobre o que eles acham que pode ajudar a empresa a alcançar seus objetivos. Muitas vezes eles têm ideias inovadoras que podem trazer grandes soluções.
Iniciando uma conversa
No meio dos negócios as pessoas são muito ocupadas, por isso o seu principal foco é apenas no que lhes parecer relevante. Antes de entrar em uma conversa de negócios as pessoas geralmente avaliam três pontos:
• O que vai ser falado será algo difícil ou de aspecto negativo?
• Quanto tempo vai levar?
• O que será solicitado nessa conversa?
Se a pessoa não estiver ciente desses três itens, ela certamente inventará desculpas para evitar a conversa, principalmente se for por telefone.
O seu chefe ou gerente da organização sempre irá querer saber desses três itens antes de concordar em conversar. Pessoas de negócios as vezes evitam conversas das quais eles não se sintam seguros de participar.
A condução de uma conversa
A comunicação nas organizações envolve muitas reuniões, palestras, negociações, e saber conduzir uma conversa de forma eficiente pode ser um grande diferencial para o sucesso.
O primeiro passo é saber interpretar a comunicação dos interlocutores. Quando alguém se comunica conosco, a forma que nós podemos interpretar a mensagem deve ser baseada em três coisas:
1. Sua expressão facial e linguagem corporal
2. Seu tom de voz
3. As palavras ditas
Sabendo disso, é possível perceber que também temos que estar sempre atentos à nossa linguagem corporal e tom de voz usado para falar com outras pessoas.
Algumas pessoas até mantêm um pequeno espelho localizado estrategicamente no escritório para poder observar as suas expressões faciais enquanto conversam com outras pessoas.
Isso funciona muito bem em conversas através do telefone nas quais não é necessário ter contato visual com o interlocutor. Durante a conversa a pessoa pode ir observando suas expressões que sempre acabam refletidas no tom de voz.
Utilize os meios mais adequados para se comunicar com a sua audiência
Nós vivemos em um mundo totalmente conectado no qual as comunicações não se resumem mais a telefones e conversas presenciais. Hoje temos telefones, e-mail, mensagens de texto e muito mais. Sempre pense em quem está se comunicando com você e a qual meio essa pessoa está mais conectada.
Seja criativo
Pessoas que trabalharam com Steve Jobs contavam que ele levava as pessoas para fazerem caminhadas sempre que tinha algo importante para discutir. Você já pensou em se conectar com as pessoas fora do ambiente do escritório? Algumas opções são sair para tomar um café depois do trabalho ou marcar um almoço.
Faça testes, veja qual forma de comunicação funciona melhor para você e lembre-se de sempre tentar inovar no seu estilo de comunicação.
Ser um com comunicador é algo que exige prática, atenção constante, esforço e vontade de aprender. Essa é uma habilidade que não podemos nos dar o luxo de ignorar, pois pode ajudar não só na comunicação dentro das organizações, mas também em nossa vida pessoal.
Agora você sabe como a comunicação nas organizações é algo importante e fundamental e como ela pode fazer toda a diferença no caminho para o sucesso. Não deixe de comentar, conte como a sua empresa lida com a questão de comunicação. Existe um foco nessa parte ou ela é deixada de lado? Compartilhe suas experiências.