A informação é um produto de valor na era digital e transforma a comunicação em um fator essencial para o bom funcionamento e o crescimento das empresas.
Os meios de comunicação internos e externos são fundamentais para que as organizações alcancem bons resultados com suas ações de marketing e conquistem lugar de destaque no mercado frente a concorrência em seus respectivos setores.
Neste artigo, vamos compreender o conceito de comunicação externa nas organizações e descobrir como as empresas podem investir neste tipo de recurso visando a otimização de lucros por meio da criatividade e da tecnologia.
Conceito de comunicação externa
A comunicação externa é um meio difusor de informação que auxilia as empresas na divulgação das vantagens de consumo e de contratação de seus produtos e serviços, além de representar a interação que as organizações precisam manter com seus parceiros e clientes.
O conceito de comunicação, de uma forma geral, consiste basicamente na troca de informações entre as pessoas, fazendo com que uma mensagem ou conhecimento seja difundido e transmitido para outros indivíduos como resultado da troca de experiências entre as partes envolvidas.
A comunicação é um processo fundamental tanto da vivência humana e quanto das organizações sociais no qual os indivíduos precisam pratica-la em função de suas necessidades e de suas relações no espaço físico em que atuam.
Tal como ocorre no ambiente social, as organizações também precisam utilizar a comunicação para que consigam permanecer no mercado e para que alcancem seus objetivos com a aplicação de estratégias que conquistem a atenção do público mediante a transmissão de informações atualizadas das atividades da empresa.
Ao comunicar-se com seu público, a empresa passa a oferecer informações úteis e determinantes para a fidelidade de seus clientes. Essa ação pode ser entendida como todo o conjunto de técnicas e de procedimentos utilizados para a consolidação do relacionamento que a organização deseja nutrir com seu público alvo e seus parceiros.
A comunicação organizacional é, portanto, uma ação estratégica que visa facilitar os vários processos de relação entre a empresa e seus clientes, no qual a organização utiliza-se do uso de recursos comunicacionais para propagar suas ideias e seus propósitos comerciais de acordo com as políticas internas que fundamentam e justificam sua atuação no mercado.
Vamos entender agora qual a importância da comunicação entre a empresa e seu público externo e quais são os resultados de aplicação para o desenvolvimento mercadológico e financeiro das organizações, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.
A importância da comunicação externa para as organizações
A comunicação externa é de suma importância para as organizações. É por meio dela que as empresas podem apresentar suas propostas, seus produtos e seus serviços ao público consumidor, sendo também uma das principais estratégias para a conquista de parcerias e de espaço no mercado.
Antes mesmo de adquirir produtos ou de contratar serviços, muitos clientes buscam informações institucionais sobre as empresas que os oferecem, seja em conversas com amigos ou em pesquisas na internet. Após essa espécie de “conferência”, as pessoas realizam suas escolhas de mercado seguindo suas impressões e julgamentos de confiabilidade.
No processo de planejamento comunicacional, é importante que todas as partes envolvidas da empresa compreendam as etapas a serem concluídas para o alcance das metas traçadas.
O papel de cada colaborador será determinante na relação sadia entre a empresa e seu público. Por isso, é necessário que a comunicação interna também receba investimentos periódicos e massivos.
Comunicação interna x externa
Uma boa estratégia de comunicação externa estrutura-se na soma de esforços e na sincronia entre os diversos departamentos de uma empresa, que sumariamente precisam estar alinhados para que o objetivo da organização seja alcançado e traga retornos positivos a todos os envolvidos.
Assim, a comunicação interna é a chave para o sucesso das ações de marketing da empresa, desde que todos os colaboradores saibam o que precisa ser feito e também o que não fazer quanto as investidas comerciais da empresa.
Além da participação coorporativa, as empresas assumem uma responsabilidade social com a comunidade onde atuam. Dessa forma, as missões e os valores organizacionais devem ser difundidos com clareza por meio de canais selecionados que divulguem informações apuradas e benéficas para a imagem da organização na sociedade.
É preciso muita cautela e conhecimento de mercado para a elaboração de um plano estratégico de comunicação empresarial externa.
A comunicação organizacional é uma ferramenta indispensável para a conquista de novos mercados. Atualmente, na busca por clientes, além da apresentação do produto e de sua exposição nos diversos veículo midiáticos, é primordial o uso de estratégias de publicidade que trabalhem a imagem e a promoção da empresa no mesmo grau de importância.
Deste modo, é importante que essa comunicação consiga não apenas transmitir o valor e as vantagens do produto que uma empresa oferece, mas que propague também sua história e sua colaboração social enquanto agente socioeconômico de transformação e de representatividade institucional.
Como aplicar a comunicação externa nas organizações
São várias as formas pelas quais as empresas podem implantar um tipo de comunicação eficaz com seu público e seus parceiros.
A internet deve ser compreendida como a grande ferramenta de produção e de transmissão de conteúdo no processo de comunicação utilizado pelas organizações na efetivação de seus planos comerciais, o que reflete consequentemente na construção da imagem da empresa no âmbito empresarial e social.
Para atingir seu objetivo comunicacional, a empresa deve dispor de ferramentas que possibilitem a aproximação com o público, primando pela agilidade e pelo uso de linguagem acessível, capaz de informar, de entreter e de motivar os clientes a continuarem consumindo o conteúdo produzido.
A seguir, apresentamos as ferramentas de comunicação externa utilizadas por empresas dos mais diversos setores e segmentos. Lembre-se que a comunicação é um processo de interação, mediado pelos meios que utilizamos para transmitir e receber mensagens através da fala, da escrita, dos gestos e dos símbolos.
- Assessoria de Imprensa: utiliza os chamados press releases (comunicados de imprensa ou boletins de imprensa) para divulgar os eventos e as atividades da empresa.
Esta ferramenta faz uso de entrevistas coordenadas e promove eventos organizacionais visando a divulgação satisfatória da imagem da empresa no mercado.
A assessoria de imprensa deve somar forças com o departamento de marketing trabalhando, essencialmente, a recepção do público quanto as ideias e conceitos da organização.
- Comunicação Organizacional: esta ferramenta concentra-se na divulgação dos produtos da empresa e é desenvolvida exclusivamente pelo departamento de marketing.
O marketing é responsável por promover o aumento de vendas, o alcance de metas, a conquista de novos clientes e, consequentemente, de mais espaço para as empresas no mercado consumidor.
Além disso, é necessário investimento na divulgação de promoções de vendas por meio das propagandas e dos vídeos institucionais.
- Relações Públicas: esse setor responsabiliza-se por formar e preservar a boa imagem da organização perante seu público alvo.
Essa área foca suas atividades na realização de pesquisas de mercado e no desenvolvimento do planejamento estratégico da comunicação da própria empresa.
- Jornalismo Organizacional: cuida da difusão das informações da organização tanto de forma interna como externa ao elaborar as estratégias de comunicação empresarial.
- Marketing Social e Cultural: tem como foco o envolvimento cultural da empresa com a comunidade na qual está inserida por meio de ações ambientais e de inclusão social, realizando projetos que favoreçam a educação, a saúde e a cidadania.
Outras ações sociais podem ser executadas nesse aspecto, entres elas campanhas que alertam sobre os cuidados com a saúde e de prevenção às drogas. Relacionadas às questões culturais, o apoio ao esporte e à literatura são práticas que fazem a diferença na comunicação das empresas com o público.
Os novos meios de comunicação entre empresas e clientes
Com o avanço dos recursos tecnológicos, as empresas descobriram grandes oportunidades de expansão e alcance de resultados sólidos, tudo graças ao uso de plataformas interativas e que facilitam a divulgação de informações em tempo real.
Sites, blogs, redes sociais e muitas outras plataformas fortalecem a comunicação entre as empresas e seus clientes e proporcionam feedback rápido pela proximidade e pela interação no ambiente virtual.
Essa rapidez ocorre pela transformação que a internet promove ao suprir a distância entre o cliente e a empresa, uma vez que a organização passa a oferecer informações sobre sua estrutura e suas atividades mercadológicas.
Além dos meios tecnológicos, as empresas podem investir em parcerias com profissionais e especialistas em comunicação organizacional, tais como jornalistas, assessores de impressa e publicitários, e dessa forma, contratar serviços específicos e personalizados de acordo com as metas e seus respectivos ramos de atividade.
Quando falamos das novidades nos meios de comunicação externa, não podemos deixar de citar o investimento em aplicativos para celulares, que são cada vez mais empregados por empresas e produzem resultados satisfatórios de engajamento ao proporcionarem interação e agilidade de acesso às informações.
Resultados para as organizações
Para desenvolver uma boa campanha comunicacional externa, as empresas precisam elaborar uma política de métodos e estratégias estabelecida em acordo com suas normas internas e seus objetivos de mercado.
Antes de começar o planejamento, é importante que todos reflitam sobre a necessidade contida na promoção da boa imagem da empresa no sentido de demonstrar toda sua seriedade, confiabilidade e todo o valor de sua participação social junto ao público.
O ambiente organizacional está em constante evolução e acompanha as novas tecnologias que correspondem a expansão das técnicas de comunicação das empresas que estão cada vez mais dinâmicas e que aproximam os clientes dos produtos e serviços que eles desejam consumir e contratar.
Quando implantada com planejamento, pesquisa de público e com o uso de recursos tecnológicos, a comunicação externa gera resultados expressivos e imensuráveis às empresas, entre eles a economia na produção de campanhas publicitárias com o uso de ferramentas gratuitas e de plataformas interativas, utilizadas com facilidade tanto pelo cliente quanto pela própria empresa.
Para o cumprimento desta tarefa, o envolvimento dos colaboradores da empresa, a transmissão das informações de forma clara e objetiva e o feedback do cliente serão fundamentais na elaboração de melhorias na estratégia comunicacional, que devem ser constante e integrada com os diversos setores da organização.
A eficácia desta estratégia de comunicação será resultante da aplicação do conceito geral da empresa perante seus consumidores. Ou seja: é preciso difundir ideias e conceitos próprios em um ambiente competitivo e de ampla participação. A comunicação empresarial, nesse sentido, precisa fazer parte do cotidiano dos clientes, mesmo que de forma indireta.
O trabalho conjunto, a definição de perspectivas e a aplicação de ações sociais compõem os ingredientes do sucesso na comunicação das empresas com seus clientes. A estratégia de comunicação empresarial deve assumir sua responsabilidade junto ao público, promovendo conteúdo informativo sobre a organização e suas atividades.
Uma dica fundamental para o retorno positivo do investimento em comunicação empresarial é o uso de múltiplas plataformas em associação aos meios tradicionais de transmissão de mensagens utilizados até então pelas empresas.
Redes sociais, produção de vídeos institucionais e aplicação de design gráfico são opções que trarão excelentes resultados e representarão baixo custo financeiro de produção e de publicidade na internet.
Comprometimento e união são fundamentais
Portanto, para que a comunicação externa atinja seus objetivos, é necessário o comprometimento e a união de esforços de todos os colaboradores envolvidos, que precisam atuar de forma conjunta na aplicação das estratégias que visam aumentar a interação da empresa com seu público e seus parceiros mercadológicos.
Todo o processo começará com o entendimento de uma simples questão que todas as empresas precisam responder para o desenvolvimento da melhor comunicação possível com o público externo: quem são meus clientes e o que eles querem saber sobre nós?
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