Uma comunicação efetiva é algo fundamental para o bom desempenho de uma organização. Habilidades de comunicação sempre trazem inúmeros benefícios para um profissional, mas se tornar um comunicador experiente é algo que requer treino e muito esforço.
Veja a seguir as cinco principais causas de problemas na comunicação e soluções para elas. Identificando essas causas será possível avaliar a comunicação da sua empresa, eliminar problemas e melhorar os seus resultados.
1 – Funções e responsabilidades indefinidas
Esse é um dos problemas de comunicação mais comuns dentro das empresas. Funções e responsabilidades indefinidas geralmente são o primeiro passo para transformar o que era pra ser um esforço cooperativo em um emaranhado de brigas e competições.
Situações como discussões sobre de quem é cada tarefa, quem deveria ir à reunião e coisas do tipo acabam surgindo pois não existe um acordo sobre quase nada.
A solução: Defina os cargos e responsabilidades claramente em cada departamento. Não se esqueça de fazer isso nos seus projetos e programas também.
A definição de cargos reduz a competição e a confusão dos funcionários sobre as funções e a posição de cada um dentro da organização.
2 – Autoridades indefinidas no processo de tomada de decisões
Decisões são extremamente importantes em qualquer negócio. Desde decisões mais críticas como as de estratégia, investimento e mudanças operacionais, até as mais simples como o que estará no menu na próxima reunião de funcionários podem fazer muita diferença.
Em boa parte dos casos, as pessoas têm opiniões e disponibilidade de tempo diferentes, mas não querem ser deixadas de lado em decisões das quais elas sentem que deveriam ser parte. Para elas pode ser uma grande afronta ter sua autoridade de tomar decisões reduzidas por outras pessoas.
Os problemas de comunicação que surgem nas tomadas de decisões geralmente são relacionados à incapacidade de lidar adequadamente com o nível de autoridade de outras pessoas
A solução: Defina órgãos de governança, mecanismos específicos para a tomada de grandes decisões e autoridades em tomada de decisões dentro dos processos e operações diárias.
Com essas definições o processo de tomada de decisões irá se tornar mais simples e menos suscetível a conflitos.
3 – Processos de negócios mal elaborados
Dois processos competindo dentro de um processo maior podem causar muitos problemas como erros e atraso no resultado final.
Isso pode acontecer durante o desenvolvimento de um software por exemplo, onde dois processos criados por departamentos diferentes são designados de forma totalmente independente por pessoas que não tem uma visão da importância da comunicação dentro da organização, logo eles irão começar a se sobrepor, principalmente nas fases de levantamento de requisitos e design.
Logo um departamento pode começar a se voltar contra o outro gerando uma rivalidade nociva e desnecessária dentro da organização.
A solução: Defina e crie processos de negócios completos indo do topo até os níveis mais baixos com um quadro geral definindo os processos de produção essenciais para os negócios da organização.
Dessa forma todos os setores poderão trabalhar com um objetivo comum e definir suas tarefas levando sempre em consideração os outros processos.
4 – Estrutura organizacional mal projetada
Não é difícil encontrar estruturas organizacionais bastante confusas por aí. Algumas são projetadas para satisfazer alguém poderoso, outras possuem um alto grau de redundância no qual as metas dos departamentos se sobrepõem e outras se resumem, essencialmente, a grupos isolados que parecem não ter ligação nenhuma.
Organizações com estruturas mal projetadas podem causar briga por poder, discussões e má prestação de contas. Claramente este tipo de falha sempre leva a problemas na comunicação.
A solução: Monte a estrutura organizacional baseada no que a empresa faz e em como ela precisa funcionar. Por exemplo, se a organização trabalha primariamente com equipes multifuncionais, projete a organização focando uma boa integração entre as equipes fazendo com que elas trabalhem bem.
5 – Alinhamento de pessoas inadequado
Diferente das questões organizacionais e operacionais citadas anteriormente, o alinhamento inadequado de pessoas tem mais a ver com as habilidades que as pessoas tem, ou com a falta delas.
A capacidade de distribuir as pessoas em projetos, mudar iniciativas ou lidar com qualquer transação de negócios que afete muitas pessoas com certeza é um grande ponto positivo no mundo empresarial.
Consultores internos e externos precisam ser bons nisso e certamente essa será sempre uma pauta muito importante em cursos de consultoria.
Quando as pessoas tentam levar projetos ou iniciativas pra frente se um alinhamento adequado entre as partes interessadas e os afetados, elas podem acabar gerando muitos conflitos, resistência e claro, problemas na comunicação.
A solução: Sempre deixe todo o seu pessoal ciente da importância do alinhamento para o sucesso do projeto e ensine formas de ver isso como parte de qualquer projeto ou iniciativa.
Dessa forma as pessoas entenderão o quanto é importante trabalhar em prol do bem da empresa e irão evitar comportamentos que possam comprometer o resultado final.
Cada um dos problemas citados neste artigo leva a problemas na comunicação, entretanto nenhum deles é consertado apenas resolvendo os problemas de comunicação existentes.
Sempre que alguém da sua empresa ou da empresa de um cliente apontar problemas na comunicação, analise toda a situação mais a fundo para encontrar a raiz do problema. Certamente você irá identificar uma causa além dos problemas de comunicação.
Ao identificar, trabalhe para eliminar os dois problemas de forma simultânea. Dessa forma a solução será mais eficiente e duradoura.
Você certamente já presenciou problemas de comunicação em alguma organização. Comente abaixo se você adicionaria mais algum item à lista e conte as suas experiências com problemas na comunicação.